Электронная транспортная накладная: экономия денег и ускорение бизнес-процессов в грузоперевозках

1 сентября в России заработала Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Этот ресурс позволяет перевозчикам быстрее перемещать грузы по территории РФ и избавиться от бумажных документов. Участники перевозок смогут обмениваться друг с другом электронными транспортными накладными (ЭТрН) через сервисы операторов электронного документооборота (ЭДО), интегрированные с ГИС ЭПД.

Пока запуск электронных перевозочных документов в добровольном режиме. Но, возможно, уже с 2023 года ЭТрН могут стать обязательными. Что это за документы, как с ними работать и какие преимущества получают перевозчики от использования ЭДО, рассказывает Ирина Алексеева, руководитель офиса компании «Такском» (оператора ЭДО) в Пскове.

Фото здесь и далее: компания «Такском»

— Расскажите подробнее, что такое электронная транспортная накладная, для чего она нужна?

— Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – это полный аналог знакомой всем перевозчикам бумажной транспортной накладной. Обратите внимание, что ЭТрН касается перевозок грузов только автомобильным транспортом, но не воздушным, не железнодорожным, не речным или морским.

ЭТрН нужна, в первую очередь, тем организациям, что регулярно перевозят грузы. Отмечу, это не только транспортные и логистические компании, но и ритейл, FMCG, производственные, промышленные и многие другие предприятия.

Причем польза ЭТрН не ограничивается крупным сегментом бизнеса. Преимущества ЭТрН оценят разные перевозчики: от транспортно-экспедиционных компаний до индивидуальных предпринимателей.

ЭТрН, в отличие от своего бумажного аналога, решает проблему с недостаточно оперативным расчетом и товарооборотом между контрагентами. Ведь ЭТрН с помощью удобного программного обеспечения для компьютера и смартфона можно отправлять и принимать за пару кликов.

— Вы имеете в виду сервисы операторов ЭДО? Как они связаны с ГИС ЭПД?

— Да. Сервисы операторов ЭДО интегрированы с ГИС ЭПД. Участники грузоперевозок подключаются к сервисам ЭДО, то есть выбирают оператора ЭДО и заключают с ним договор. С помощью сервисов ЭДО создаются, заверяются электронной подписью и передаются транспортные документы. При этом одновременно по установленному регламенту оператор ЭДО автоматически передает сведения в ГИС ЭПД.

— Какие преимущества получают перевозчики от использования электронных транспортных накладных?

— Начнем, безусловно, с материальных преимуществ, ведь любой бизнес заинтересован в сокращении издержек и увеличении прибыли.

Первое преимущество ЭДО в перевозках – это снижение дебиторской задолженности за счет сокращения периода платежа за перевозку. Транспортная компания старается строить маршруты рейсов таким образом, чтобы сократить порожний пробег, потому что это выгодно. Но есть одно «но» – это характер работы на перевозках и человеческий фактор. Водители могут долго не возвращаться в офис транспортной компании и накапливать множество документов, необходимых для получения оплаты.

Ситуация усугубляется, если транспортно-экспедиционная компания подряжает перевозчика, например, когда в регионе у нее нет транспортных средств. Как результат – возникновение дебиторской задолженности в цепочке организаторов и исполнителей перевозки.

— Какие примеры из практики можете привести, когда у транспортной компании возникала дебиторская задолженность в результате сложностей в работе с печатными документами?

— Ну, например, один наш клиент мотивировал переход на ЭТрН тем, что возникало много проблем из-за того, что водители путали и теряли документы, ставили не все печати и подписи при сдаче груза. После чего начиналась эпопея с восстановлением документов. Из-за этого возникало куча задолженностей на десятки и сотни миллионов рублей.

Возникновение дебиторской задолженности напрямую зависит от того, насколько оперативно компания получит подтверждающие перевозку оригиналы корректно оформленных документов.

Другой клиент отмечал также, что если нет оригинала бумажного документа, например, он потерялся, то в этом случае они не могли подать иск в суд, когда клиент не заплатил.

Если использовать ЭДО в логистике, не нужно специально возвращать машину для завоза документов в офис компании. Актуальные электронные перевозочные документы доступны всем участникам цепочки в системе ЭДО. После передачи груза заказчик перевозки в считаные минуты получает все необходимые документы для оплаты услуг перевозки.

— Наверное, следующее материальное преимущество ЭДО – это сокращение издержек на работу с бумажными документами? На бумагу и распечатку документов, запчасти для принтеров и их обслуживание?

— Конечно! Напомню, что бумажные транспортные накладные нужно распечатывать минимум в трех экземплярах – по одному экземпляру на грузополучателя, грузоотправителя и транспортную компанию. И каждый заверяется подписью грузоотправителя и перевозчика.

А теперь представьте, что в распечатанном документе обнаружилась ошибка или он вовсе утерян. Тогда документ нужно восстановить, а это затратно и долго.

ЭДО же позволяет значительно снизить издержки на бумагу, курьеров и почту. 

— Какие еще плюсы у ЭДО в перевозках, кроме экономии денег?

— Совершенствование и ускорение бизнес-процессов, безусловно. Скорость взаимодействия между организациями повышается благодаря молниеносной передаче электронных документов между участниками перевозки. Не нужно подшивать бумажные документы в архивные папки. Можно быстро подготовить документы для налоговой и без задержек отправить ответы на требования. Не нужно запрашивать дубликаты в случае утраты документа, ведь у всех сторон есть электронный документ. И для суда электронные документы являются юридически значимыми.

— Какие еще перевозочные документы, кроме транспортной накладной, можно перевести на ЭДО?

— Вообще, почти всю перевозку автомобильным транспортом можно полностью перевести на ЭДО. Через ЭДО можно обмениваться универсальными передаточными документами (УПД), счетами на оплату, реестрами перевозок, договорами перевозки. Есть лишь одно исключение: если транспортная накладная используется грузоотправителем как первичный учетный документ для подтверждения расходов, то должен составляться ее отдельный бумажный оригинал для грузоотправителя (п. 10 Правил перевозки грузов в редакции, действующей с 1 сентября 2022 года).

— Правда ли, что электронный формат транспортной накладной позволяет формировать «аудиторские следы»?

— Да. ЭТрН помогает зафиксировать все шаги – от отправки груза отправителем до принятия груза получателем. С точностью до секунды в электронном документе указываются метки времени всех этапов работы с документом. Фиксируется хронология заверения документа электронной подписью. Эта информация может помочь при работе с претензиями по перевозке.

— А что с хранением документов? Где хранятся все сформированные ЭТрН?

— Еще один из очевидных плюсов ЭДО – это удобство хранения документов. Кроме ЭТрН, с перевозками грузов связаны другие документы: акты, УПД, договоры. Если вести их на бумаге, то понадобится архивирование. Искать документы в архиве сложно, как и восстанавливать в случае утраты, особенно если они срочно нужны при проверках или в претензионной работе.

А в системе ЭДО есть электронный архив, где и хранятся все документы. Найти их очень легко по поиску и с использованием специальных фильтров.

— Что нужно, чтобы начать использовать ЭДО в грузоперевозках?

— На самом деле, ничего сложного делать не придется. Электронная транспортная накладная – всего лишь очередной формат электронного документа. Если наш клиент уже работает, например, в сервисе электронного документооборота «Такском-Файлере», то для него изменений не произойдет. С ЭТрН можно работать абсолютно так же, как и с другими документами.

Если участник грузоперевозок ранее не использовал ЭДО, то необходимо к нему подключиться. Разберу процесс подключения к ЭДО на примере web-сервиса «Такском-Файлер». Для начала работы нужно оформить заявку на любой тарифный план. Одновременно потенциальный клиент принимает оферту – соглашение об электронном документообороте перевозочных документов с госоператором информационной системы ЭПД. После этого останется только оплатить счет и получить логин и пароль для входа в «Такском-Файлер».

После того, как абонент зайдет в web-сервис, он может добавлять контрагентов в разделе «Контрагенты» и начать обмениваться с ними ЭТрН и другими электронными документами.

— Правильно ли, что для использования ЭДО обязательно нужно получить электронную подпись?

— Конечно. Действующий с 1 сентября 2022 года Устав автомобильного транспорта требует заверять файлы обмена электронной подписью. Подпись можно заказать в удостоверяющем центре, у нас в том числе.

В любом случае мы со своей стороны поможем подобрать для организаций-перевозчиков самые оптимальные для них решения.

Источник: компания «Такском»